Diseño de oficinas: 7 errores que no debes cometer

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¿Cómo crear el espacio ideal donde tu y tu equipo os sintáis cómodos y que a la vez potencie vuestra motivación y productividad? Está comprobado que una oficina decorada acorde con tus preferencias tanto estéticas como funcionales aumenta la sensación de confort e impulsa la creatividad.

En el diseño de oficinas hay que tener en cuenta varios factores que pueden influir en el rendimiento humano. Por eso, cuando llega el momento en el que una empresa detecta la necesidad de cambiar la decoración de su oficina o de mudarse a una nueva, es importante tener en cuenta los factores tangibles que afectan al diseño del espacio así como factores intangibles igual de importantes para el rendimiento y la comodidad de todo el equipo.

En este post te hablamos de los 7 errores más comunes que se suelen cometer en los proyectos de interiorismo de oficinas para que, si te estás planteando un cambio en tu espacio de trabajo, ¡puedas prevenirlos!

1. Prescindir de un estudio inicial de necesidades:

Ya sea a cargo de un profesional del diseño de oficinas o de un equipo interno de tu propia empresa, es fundamental que, antes de empezar a realizar cambios, se analicen a fondo las necesidades funcionales de los diferentes trabajadores para proyectar espacios que se adapten totalmente a sus requisitos reales.

Una vez tengas claro cuantas zonas de trabajo diferentes necesitas, estos son los puntos que deberás analizar para cada espacio:

• ¿Cuánta gente trabajará en cada espacio y cómo trabajarán (individualmente o en equipo)?
• ¿Qué tipo de trabajo se realizará en él?
• ¿Qué funciones concretas debe cumplir cada zona?
• ¿En qué zonas entrarán clientes externos y en cuáles no?
• ¿Cuánto tiempo pasará la gente en el espacio?
• ¿Qué materiales necesitan tener a mano y cuáles pueden ser archivados?
• ¿Qué instalaciones de telecomunicaciones necesita el espacio? ¿Harás desde ahí videoconferencias?
• ¿Cómo transmitiremos la filosofía de empresa en cada espacio?

Respondiendo a esas preguntas evitarás tomar decisiones como que el despacho más grande es para el jefe o asignar la parte más luminosa al equipo comercial cuando, muy probablemente, este pasa gran parte de la jornada visitando clientes. También te ahorrarás errores como ubicar barreras contra la contaminación acústica en zonas donde se trabaja de forma colaborativa o diseñar sin tener en cuenta la instalación eléctrica para todos los dispositivos necesarios…

En este proyecto de diseño de oficinas para la empresa Unnax proyectamos 4 espacios: una sala de reuniones, un despacho compartido para los dos directivos, la zona de administración y finanzas y la zona de desarrollo técnico. Las instalaciones eléctricas se hicieron ocultas en el pavimento que se cubrió con moqueta gris.

#2. Pensar que la luz natural no es importante

Todos tenemos claro que una buena iluminación es esencial en una oficina. Pero es habitual que, aunque la mayoría apreciamos mucho un espacio con luz natural, nos convenzamos de que una buena iluminación puede ser también artificial. Si bien es cierto que habrá horas en las que será inevitable trabajar con iluminación artificial y por tanto debemos tenerla muy bien elegida, no debemos olvidar que la luz solar es la más indicada para un espacio de trabajo. Favorece la sensación de bienestar y consecuentemente impulsa la productividad debido a que tiene aproximadamente la misma proporción de todos los colores del espectro hecho que disminuye el cansancio de la vista. Por tanto, si puedes permitirte elegir una nueva oficina, te recomendamos priorizar opciones con entrada de luz natural.

En el caso de las oficinas de Unnax, optamos por separadores de cristal transparente que permitieran el paso de la luz natural por todo el espacio y reforzamos la iluminación natural con puntos de iluminación técnica LED de 4000 K.

La entrada de luz influirá mucho en la ubicación de mobiliario y equipamientos ya que deberá hacerse teniendo en cuenta posibles reflejos, especialmente en las pantallas de ordenador y televisor. Aquí entrará en juego elegir las cortinas adecuadas que, además de cumplir con su función, deberán encajar con la estética del espacio.

Para las zonas en que necesites iluminación artificial, desde Dröm Living siempre recomendamos bombillas LED por su eficiencia y rendimiento y una temperatura de color de 4000K que imita la luz natural de día. Es una buena idea disponer de focos de mayor potencia para los días nublados y para las horas de noche ya que una iluminación deficiente afectará al estado de ánimo y por tanto al rendimiento de las personas.

En este punto es donde la elección del color juega un papel importante. Recomendamos elegir colores claros para potenciar al máximo la luminosidad y además, los tonos neutros aumentan la sensación de confort y son la base ideal para jugar con los tonos corporativos de la empresa.

#3. Pasar por alto el control de temperatura

¿Cómo puede afectar el control de la temperatura en el diseño de la oficina y viceversa? Es frecuente cometer el error de no analizar bien el espacio para determinar el buen control de la temperatura mientras que este es uno de los aspectos que más influye en el bienestar y la productividad del trabajador.

Elegir un buen aislamiento térmico, los equipos adecuados reguladores de la humedad del aire, un sistema óptimo de aire acondicionado y calefacción, cortinas y ventanas diseñadas para el control de temperatura externa así como elementos de ventilación que garanticen la circulación del aire son todo factores determinantes que deberán dar pie a soluciones funcionales que se integren con el diseño.

Acertar con el confort térmico es un tema muy complejo. La temperatura exterior, la del aire interior y la humedad son algunos de los elementos que influyen en la percepción de la temperatura de la oficina. Cuál es la temperatura ideal es una cuestión de debate pero varios estudios han determinan que debería estar entre los 16ºC y los 24ºC siendo lo ideal encontrarse entre los 21ºC y los 23ºC.

En esta ocasión la instalación de control de clima se ubicó en el falso techo de placa quedando perfectamente integrada con el diseño del espacio. Unos estores técnicos gris antracita, a juego con la moqueta del pavimento, protegen del sol directo en momentos puntuales del día.

#4. No controlar la contaminación acústica

Pensar que el ruido en una oficina es inevitable es un error. La contaminación acústica es otro de los principales factores de la falta de concentración por lo que diseñar teniendo en cuenta las fuentes de ruido y el cómo reducirlas es clave. Existen materiales fonoabsorbentes que reducen el ruido ambiental, aunque se trate de espacios diáfanos, y que se integran perfectamente con el diseño.

Los paneles fonoabsorbentes blancos utilizado en estas oficinas diáfanas, se integraron a la perfección con el diseño del mobiliario nórdico.

#5. No dar importancia a la ergonomía del mobiliario

Este es quizás uno de los puntos sobre los que más se habla. Y es que está más que demostrado que dar importancia a la ergonomía aumenta la rentabilidad y aunque este tipo de mobiliario requiere una mayor inversión el beneficio a largo plazo es mucho mayor. La ergonomía debe aplicarse desde el mobiliario de almacenaje, que debe adaptarse a las necesidades de cada zona, pasando por las sillas, que se recomienda que sean ajustable con un respaldo de ángulo de 90 grados, hasta los accesorios como el mouse de los ordenadores y los reposapiés.

Sillas ergonómicas y mobiliario diseñado a medida para cada zona de las oficinas de Unnax:

#6. Olvidarse de factores intangibles que afectan al diseño:

El diseño de oficinas no sólo debe tener en cuenta aspectos tangibles como los que hemos comentado hasta ahora si no que también debe adaptarse a cuestiones intangibles, de metodología y hábitos. La flexibilidad de horarios, el teletrabajo, el trabajo colaborativo, el perfil general de tus trabajadores, sus gustos y aficiones… son todo elementos a tener en cuenta a la hora de definir los espacios necesarios y su diseño. El análisis de estos aspectos nos ayudará a determinar la necesidad de elegir o no espacios diáfanos, tener una o más salas de reuniones, destinar espacios para el descanso, zonas de office, elementos que refuercen el sentimiento de equipo etc… Elementos importantes para transmitir a tu equipo la sensación de pertinencia que incrementará su motivación.

#7. No tener en cuenta el grado de satisfacción de los empleados:

Relacionado con el punto anterior el último error que planteamos es el de no valorar el hecho de que la satisfacción de una persona en relación a su empresa es determinante en su productividad. Un buen diseño de oficina, que tenga en cuenta las prioridades funcionales y estéticas del equipo, demuestra el interés de la empresa para favorecer el confort y la salud de sus trabajadores hecho que es esencial para su felicidad en el trabajo, su motivación y su implicación.

Si te estás planteando cambiar el diseño de tus oficinas o mudarte a un nuevo espacio de trabajo, evita cualquier de estos errores y notarás como la productividad de la organización se ve afectada positivamente. Todos ellos son errores que, una vez detectados, pueden ser corregidos con facilidad. Dependiendo de la magnitud del error necesitarás un proyecto de interiorismo de oficinas o te servirá simplemente alguna puntualización en la decoración que, además, no tiene porque suponer un gran esfuerzo económico.

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